Parodya

De gemeente Dyadam heeft zijn huisvestingsbeleid onder de loep genomen. Het was een beetje een zooitje geworden, met ambtenaren die met de beste intenties volstrekt langs elkaar heen werkten. Er was duidelijk onvoldoende samenhang in de gebouwde omgeving ontstaan. Daarom heeft de gemeente adviesbureau Goiste de opdracht verstrekt om een nieuw, eigentijds procesmodel te ontwikkelen. In het model moet duidelijk gemaakt worden dat Dyadam een moderne gemeente is, die architectuur in al zijn kernprocessen heeft ingebed.

Het verloop

Tijdens de kick-off meeting bleek iedereen reuze enthousiast over dit innovatieve idee. De burgemeester had de meest betrokken ambtenaren persoonlijk opgeroepen om hun agenda vrij te maken voor deze belangrijke meeting. Zelfs de medewerkers die normaal op vrijdag hun deeltijddag hadden, waren er gewoon bij. Het was nauwelijks nog nodig om het belang van het project uit te leggen. Er werd door iedereen actief gebrainstormd, en dat leverde adviesbureau Goiste aan het einde van de bijeenkomst het volgende lijstje met gemeenschappelijke uitgangspunten voor het nieuwe ruimtelijke ordeningsproces op:

• Architectuur is er voor de burgers
• Architectuur mag de snelheid niet in de weg staan
• De communicatie met de burgers staat centraal
• De architectuur ondersteunt het gemeentebeleid
• De gemeente wil maximaal profiteren van de investeringen van de burgers
• De gemeente doet niets te veel en niets te vroeg (daar was nog aardig wat discussie over geweest)
• We spreken een gezamenlijke taal
• Er is een goede aansluiting en ontsluiting
• Er zijn verschillende plangebieden
• We werken optimaal samen

Er was nog wel een behoorlijk verschil van mening omtrent een principe in de sfeer van “De opgestelde regels worden strikt gehandhaafd”. Tegenstanders vonden dat het nieuwe model alle schijn van bureaucratie moest vermijden, terwijl de voorstanders een duidelijk signaal wilden geven dat het afgelopen zou zijn met het gedoogbeleid. Gelukkig wist men elkaar net voor het einde van de sessie te vinden in het compromisvoorstel van de directeur van Goiste, dat inhield dat handhaving in de verdere uitwerking van de opgestelde principes best als een vorm van communicatie met de burger gezien kon worden.

Nu de aftrap voor het project was gegeven, en alle lichten voor het project op groen leken te staan, zou het een koud kunstje worden om de gemeentelijke ruimtelijke ordenings­processen opnieuw vorm te geven. Om aan te geven dat de gemeente de nieuwste ontwikkelingen op het gebied van ruimtelijke ordening en bouwkundige technologie actief volgt, werd besloten dat deze ontwikkelingen de input voor de processen zouden moeten zijn. Gebouwen waren de logische output, maar het kon natuurlijk ook om verbouwingen gaan. Besloten werd om het voorlopig maar op “bouwsels” te houden. Het te ontwerpen proces zou dus verlopen tussen die twee polen.

Alle ambtenaren die in dit proces van nieuwe ontwikkeling tot bouwsel een taak hadden, werden zorgvuldig 1-op-1 geïnterviewd. Het bleken er uiteindelijk niet minder dan 37 te zijn. Het adviesbureau gebruikte een techniek van individuele diepte-interviews om zeker te weten dat er geen zaken over het hoofd gezien zouden worden. De gesprekken duurden gemiddeld twee uur, waarna er een verslag werd opgesteld, dat in een vervolggesprek van een uur werd doorgesproken en waar nodig aangevuld en bijgesteld. Na drie maanden hard werken had men een schat aan informatie verzameld. Men had alleen nog niet met de manager van de vuilophaaldienst kunnen spreken, die was langdurig ziek. Dit werd dan ook noodgedwongen buiten de scope geplaatst.

Na afloop van deze drie maanden moest het eindrapport aan de burgemeester opgesteld worden. Een eerste consolidatie van alle taken bracht aan het licht dat er drie hoofdprocessen waren, die door drie verschillende disciplines ondersteund werden – de gemeenschaps­voorzieningen zoals scholen, buurtcentra, en de bioscoop; het gemeentelijke wegennet en de nutsvoorzieningen zoals water, elektra en riolering. Besloten werd om deze disciplines in verschillende secties in te kaderen, met als indelingscriterium of hun aandachtsgebied zich boven, op of onder de grond bevond. Verder werd er duidelijk onderscheid gemaakt tussen de besluitvormende taak – het beoordelen van de plannen – en de uitvoerende taak – het toezicht houden op de bouw. De taken van het kadaster waren aanvankelijk een probleem, omdat die in beide processen een rol spelen. Besloten werd om deze in een aparte groep van ondersteunende diensten te plaatsen. Wellicht zou de vuilophaal daar in een volgende versie ook nog wel bijgeplaatst kunnen worden.

Figuur 1: Concept model

Uiteraard werd het conceptrapport eerst met de gemeentesecretaris besproken. Die was vol lof over het vele werk dat was verzet, maar hij had ook een flinke dosis opbouwende feed-back. Er moesten nog “een paar puntjes aangepast” worden, om het voor de burgemeester wat “herkenbaarder” te maken. Het moest wat meer aansluiten bij de ambitie van de burgemeester om een “eigentijdse zakelijkheid” uit te stralen. Het mocht nog wel wat “minder ambtelijk”, en wat “hipper”. En een beetje meer “klasse” kon ook geen kwaad, het was tenslotte geen plan voor de gemeente Pauperveen. Een paar fragmenten uit het gesprek:

• 
  
• “De term ‘Bouwsels’, dat kan echt niet. Ik stel voor om daar ‘Bouwkundige oplossingen’ van te maken.”
• “Die drie basisdisciplines, die zijn veel te weinig onderscheidend voor Dyadam en missen een verbindende factor. Kunnen we hier niets met het begrip ‘architectuur’? Dat straalt tenminste kwaliteit en allure uit.”
• “Ik mis de rol het gemeentebestuur in het plaatje. Dat gaat de burgemeester zo nooit goedkeuren. De Raad zou haar vierkant uitlachen.”
• “En nog één ding. Het gebeurt nog wel eens dat we even snel wat moeten neerzetten voor studenten, of asielzoekers, ofzo. Dan bellen we zo’n bedrijf dat binnen een week een stapel containers neerzet. Dat proces staat los van bureaucratisch toezicht, daarom kan het zo snel. Dat moet in het model herkenbaar terugkomen.”

Al met al waren het nog behoorlijk wat verbeterpunten. Zo veel, dat de doorgewinterde mannen van Goiste het even niet meer zagen zitten. Er was tenslotte al zoveel werk gedaan, en dan nog is er zo ongeveer niets goed genoeg. Dat is demotiverend! En over een week moesten ze al met het finale concept bij de burgemeester bespreken. Ten einde raad werd er besloten om diezelfde avond een nog een extra brainstormsessie in te lassen met de voltallige directie van Goiste. De opdracht voor Dyadam mocht immers onder geen beding mislukken!

Die noodgreep bleek geen slechte zet. Nadat men collectief stoom had afgeblazen en elkaar weer wat moed had ingesproken leek de kritiek ineens helemaal niet zo fundamenteel meer te zijn. Al na twee uur was er een enigszins aangepast model, dat ogenschijnlijk aan alle bezwaren tegemoet kwam. Vooral die “Dynamische Architectuur” was een vondst. Grappig toch, hoe één zo’n woord ineens een heel ander beeld schept.

Figuur 2: Finaal concept model

Het moest allemaal natuurlijk nog wel in de beleidsnota verwerkt worden, maar dat zou met wat overwerk nog wel net op tijd gaan lukken. Verder spraken ze af dat de algemeen directeur vast informeel met de burgemeester ging praten om haar een beetje voor te bereiden op de uitkomst en om nogmaals te benadrukken hoeveel belang Goiste hechtte aan de Dyadam account. De burgemeester kon tenslotte ook best een succes gebruiken, dus er was een duidelijk gezamenlijk belang om op te kapitaliseren.

De burgemeester had op het gemeentehuis de reputatie om een enorme bitch te zijn, maar de consultants van Goiste vonden haar in de praktijk eigenlijk best aardig. Ze was erg geïnteresseerd in het verloop van het project, in de medewerking van iedereen en in aanbevelingen die “om tactische redenen” niet op papier waren gekomen. Er was drie kwartier uitgetrokken voor het gesprek, maar het duurde uiteindelijk bijna vijf kwartier – een duidelijk teken van haar commitment aan een positief resultaat. Toen ze na afloop hun aantekeningen naast elkaar legden, bleek dat er eigenlijk nog maar twee cosmetische puntjes in het model aangepast moesten worden. Ze vond de term “Gemeentebestuur” wat te beperkt. Ze refereerde aan allerlei maatschappelijke groeperingen die de besluitvorming mede bepaalden – dat vonden sommige partijen in de Raad namelijk erg belangrijk; aan de rol van andere overheden en aan de nutsvoorzieningen met hun eigen besluitvorming. “Maak daar maar gewoon ‘besturing’ van, dan kan ik er in de Raad wel een mooi verhaal van maken.”

En ze vond die “Bouwkundige oplossingen” van de gemeentesecretaris wel leuk bedacht, maar een beetje “oude politiek”. In de 21^ste eeuw moest het niet gaan om de gebouwen, maar om de beleving van de burgers. “De gemeente Dyadam biedt geen woonruimte, maar woongenot” was haar politieke statement.

Figuur 3: Definitief model

De burgemeester was briljant tijdens de gemeenteraadsvergadering. “Stel”, zo begon ze, “dat er een grote brand is die een aantal families dakloos heeft gemaakt. Tot vandaag zaten we dan vast aan tijdrovende procedures. Vanaf morgen is dat voorbij. Dan kunnen we die families binnen een week aan nieuwe woonruimte helpen. Dat is wat Dyadam wil zijn. Klantgericht, dynamisch en bij de tijd. En dit nieuwe model gaat dat waarmaken.”

De gemeenteraad was unaniem juichend over het “visionaire” model van de burgemeester. De burgers van Dyadam zouden weer “trots” kunnen zijn op hun gemeente. Daar konden alle andere gemeenten “een voorbeeld aan nemen”. Het voorstel werd bij acclamatie aangenomen.

De ambitieuze burgemeester werd na dit eclatante succes al snel benoemd in een grote stad, om ook daar het “Dyadamse model” in te gaan voeren. Goiste mocht zelfs een lezing houden op het Landelijk Ruimtelijke Ordening Congres. Na deze lezing stroomden de opdrachten uit gemeenteland binnen. Men had school gemaakt.

Om over te peinzen

Wat is nu de moraal van dit verhaal?

Een plaatje dat is gemaakt om besluitvorming te ondersteunen is nog niet per definitie geschikt om een organisatie te helpen professionaliseren. Iedere architect weet dat ieder viewpoint zo zijn eigen eisen stelt aan de modellen die worden gebruikt en de wijze waarop ze worden gepresenteerd. Het hoeft niet erg te zijn als er een politiek model wordt gebruikt dat vol slordigheden en inconsistenties zit. Het wordt pas erg als dit politieke model ook zonder een rationalisatieslag bij de implementatie gebruikt wordt. Dat worden alle onvolkomenheden pijnlijk zichtbaar, en in het ergste geval loopt een organisatie ondanks goede intenties en aanzienlijke inspanningen toch volkomen vast door een gebrek aan concrete resultaten.

Het politieke model voor “Werken onder Architectuur” bestaat inmiddels zo’n zeven jaar. De vertaling naar een werkbaar operationeel model is in elk geval nog niet in de openbaarheid gebracht. Dat is een enorm gemis, want het zou het vakgebied een enorme impuls kunnen geven als er een algemeen geaccepteerd en bruikbaar werkmodel voor “Werken onder Architectuur” zou bestaan. Een model dat ook duidelijk afgestemd zou zijn op andere bekende werkmodellen, zoals Prince2, RUP, ITIL en COBIT. Een model dat praktische aanknopingspunten biedt om architectuur in te bedden in de strategische plancyclus. Een model dat de toegevoegde waarde van “Werken onder Architectuur” concreet maakt. Een model dat het mogelijk maakt om best practices uit te gaan wisselen.

Wie doet er mee om zo’n model te ontwikkelen?

Deze overpeinzing is bedoeld om tot nadenken te stemmen. Het is de 4^de in een reeks bespiegelingen die op dit weblog gepubliceerd zal worden.